SME Toolkit
www.smetoolkit.org
المحاسبة والتدفّق النقدي
|
الخطوة الأولى: اكتساب المعرفة إذا ما قُدر لك العمل في مجال الأعمال؛ عليك أن تحافظ على إدارتك واطلاعك الجيد على الأمور، ولكسب هذه المعرفة عليك أن تدرس المحاسبة وبرمجيات الحاسب التي تساعدك في عملك، ستمكنك هذه المعرفة من التحدث بدقة عن حاجاتك الحسابية مع الموظفين والمصرفيين والمحاسبين الذين يعملون تحت إدارتك. كما أن عليك أن تتعلم المحاسبة لكي تكون قادراً على تقييم منافسيك أو الأعمال التي تريد أن تؤديها (أو أن تؤديها جهةٌ ما لك). ويمكنك الحصول على معلومات عن الشركات من وسطاء الأسهم أو المقابلات مع المدراء التنفيذيين، غير أن أفضل مصدر للتعرف على منافسيك الأقوياء هو الرجوع إلى تقاريرهم السنوية. إلا أنه عليك فهم المحاسبة أولاً للتوصل إلى استنتاجات ذكية من تلك التقارير. وربما توفر لك دورات المحاسبة في كليات المجتمع المحلية في منطقتك غالبية ما تحتاج إلى معرفته. الخطوة الثانية: اختيار المحاسب عليك أن تستشير محاسباً قبل الشروع في ذلك، قد يكون ذلك المحاسب حاصلاً على الشهادة المعتمدة للمحاسبة ويعمل مستقلاً، أو شركة محاسبةٍ ضخمةً تستطيع تقديم الخبرة في عدة مجالات (عادةً ما تكون رسومها أعلى). وهناك نوعٌ آخر من المحاسبين "مسؤول ضرائب"، غير أن عليه أولاً أن يجتاز اختبار الضرائب الذي تديره وكالة إدارة الضرائب. وفي الوقت الحاضر، لا توجد معايير اعتماد عالمية لكاتب الحسابات، مثل تلك المعايير الخاصة بالحاصلين على الشهادة المعتمدة للمحاسبة أو مسؤولي الضرائب، لذا من المستحسن هنا الرجوع إلى التوصيات عند اختيار كاتب حسابات، وربما يوصيك الحاصلون على الشهادات المعتمدة في المحاسبة أو مسؤولوا الضرائب بمن يثقون بهم لمساعدتك في الأمور الحسابية، ويتراوح مستوى كتاّب الحسابات من أولئك الذين يقتصرون على دفع الفواتير أو تسوية إيصالات البيع والشراء، إلى كاتب الحسابات "يتولى المسؤولية الكاملة" يمكنه تلخيص نتائج من دفتر الحسابات لتسهيل إعداد عوائد الضرائب على العاملين الحاصلين على الشهادات المعتمدة في المحاسبة أو مسؤولي الضرائب. ومن ناحيةٍ أخرى، إذا أردت موظفاً يقدم لك الاستشارة في أعمال الشركة ويعد لك عوائد الدخل والضرائب، ربما ترجع إلى موظفٍ مؤهل حاصل على الشهادة المعتمدة في المحاسبة أو مسؤول ضرائب لمساعدتك في ذلك، لذا كلما عرفت كتابة الحسابات الروتينية وأديتها بنفسك، كلما كان ذلك أفضل، وأصبح بمقدورك تحمل تكلفة مستوى خبرةٍ أعلى. وهنا تدعو الحاجة إلى تحديد أفضل برنامجٍ في المحاسبة يناسب شركتك، وبإمكان المحاسبين الذين يعملون لديك مساعدتك في ذلك، إن من أفضل الطرق لتحديد ذلك:
مهام يمكن لمحاسبك مساعدتك فيها عند التعامل مع بنكك: ستدعو الحاجة عاجلاً أم آجلاً إلى التمويل بالإضافة إلى مصادر مهمة للشروع في مشاريع جديدة، لذا فمن الأهمية بمكان أن تبدأ بتكوين علاقات مصرفية قبل حاجاتك المستقبلية إليها. يمكن لمحاسبك أن:
طرق المحاسبة قبل الشروع عليك تحديد طبيعة المحاسبة التي تستخدمها شركتك، هناك طريقتان أساسيتان لذلك:
الاحتفاظ بسجلات مستقلة للشركة يستحسن قبل أن تمارس شركتك أعمالها -وإن كانت شركتك صغيرة- أن تعد حساباً مستقلاً عن حسابك الشخصي لها؛ مما يسهل الأمر عليك وعلى محاسبك في تجميع سجلات الحسابات لاحتساب ضرائب الدخل في الوقت المناسب، يمكن لمحاسبك أن يساعدك في إعداد حسابات الشركة بما فيها إنشاء حساب المراجعة أو حسابات الادخار لتشغيل شركتك. أمور مهمة في مسؤولية جباية الضرائب ( تطبيق خارج المملكة العربية السعودية ) هناك عددٌ من الأمور المهمة في جباية الضرائب يترتب عليك وعلى محاسبك أيضاً التعامل معها:
الامتيازات تتوفر في العديد من الأحيان مصادر تمويل لتأسيس الشركات التي تعطيها مؤسسات ووكالات متعددة بغرض إحداث تطوير في الشركات الصغيرة، قد يكون محاسبك مطلعاً عليها، لذا من المستحسن أن تطرح هذا السؤال على المحاسب المرتقب قبل توظيفه، ومن الممكن الحصول على الامتيازات عن طريق:
الرقابة الداخلية تشير "الرقابة الداخلية" إلى ما يُحتاج إليه عند التعامل مع الأموال، حين يتم مبادلة المال في صوره المختلفة من نقد، وشيكات، وبطاقات الائتمان بالسلع والخدمات، والهدف من ذلك التأكد أن الشركة تتسلم كامل دخلها بدون أن يتم تسريبه عن طريق ضياع الأموال، أو غسيل الأموال، أو الموظفين المفتقدين للأمانة، أو عن طريق الإهمال، وحتى الشركات المتعافية من ذلك يمكن أن تكون معرضةً لذلك من الداخل بسبب ضعف الرقابة الداخلية، وهنا من شأن محاسبك أن يساعدك في وضع سلسلة إجراءات رقابية مناسبة لعملك الخاص. وفي حال كنت في شركة صناعةٍ أو لخدمة الأفراد؛ فأنت بحاجةٍ لسياسات جرد ورقابة؛ لأن الجرد –المشابه للنقد- يمكن أن يختفي بسرعة عن طريق الإهمال أو الموظفين الذين يفتقدون الأمانة، لذا فأنت بحاجةٍ إلى وضع إجراءات وقائية عن طريق وضع رقابة على من يمكنه توقيع السلع أو الخدمات ورقابة على من يمكنه إخراج السلع أو الخدمات بعد إجراء العملية. لعل الفكرة قد وضحت لك أنه إذا ما كنت في صدد توظيف محاسبٍ لك؛ عليك أن تبحث عن شخصٍ له باعٌ طويل في القطاع الذي تعمل فيه. الإقرارات الربع سنوية ( تطبيق خارج المملكة العربية السعودية ) إن الإقرارات ربع السنوية هي أساساً إقرارات ضريبة الرواتب وإقرارات ضريبة المبيعات، يتعين على الشركات الجديدة أن تضع ملفاً لإقرارات ضريبة الرواتب الربع سنوية، وإرسال المال الذي تمت جبايته لدفع الضريبة من شيكات الموظفين إضافة إلى حصة رب العمل المتمثلة في ضرائب التأمين الاجتماعي ليتم دفعها للحكومة الفدرالية، وينطبق الحال نفسه على ضرائب دخل الولاية التي تمت جبايتها وضريبة الولاية للبطالة التي يدفعها أرباب العمل إلى الولاية ينبغي أن لا تستثنى من التسجيل. ما سبق أمورٌ يجب الاهتمام بها أولاً بأول؛ ليتم دفع هذه الضرائب في موعدها، ولا تضطر إلى دفع غرامات بسبب التأخر في الدفع، أو عدم دفع الالتزامات الضريبية. ومن الشائع لدى الشركات الجديدة أن تتعرض لنقص المال النقدي، مما يغري بعضها في التوقف عن دفع بعض الالتزامات لتوفير النقد المطلوب، ورغم ذلك، عليك أن لا تقع في هذا الفخ عندما يتعلق الأمر بدفع الالتزامات الحكومية، لأن الوكالات الحكومية لن تترد في ملاحقة المخالفات الضريبية. ومن ناحيةٍ أخرى، فإن أموال ضرائب المبيعات التي تجمعها –في الولايات التي تجبي ضرائب على المبيعات- ينبغي إرسالها إلى الولايات سواء أكان ذلك شهرياً أم ربع سنوي على حسب حجم المبيعات، وهنا تدعو الحاجة إلى التقارير الربع سنوية لتبين مقدار ما تم تجميعه ومقدار ما أرسلته من أموال إلى الولاية مرتبة على حسب الأوقات. حساب المطابقات المصرفي سبق أن تحدثنا عن أهمية أن تفتح حساباً مستقلاً للشركة، لتسهيل متابعة النفقات ودخل الشركة، ينبغي أن يتم تصفية حساب الشركة مرة في الشهر على الأقل عند تسلمك لكشف البنك الخاص بك، ويمكنك ادخار المال إذا تعلمت أن تفعل ذلك بنفسك أو إذا قام محاسبك بتعليمك في حال لم تكن تعرف طريقة ذلك. تشير المطابقات إلى مطابقة رصيد دفتر الحسابات لديك أو مقارنته حسابياً مع رصيد البنك. إلا أنه عليك أن لا تنسى أن الاختلاف بين الرصيدين يمكن أن يحدث بسبب كتابة الشيكات التي لم يتم خصمها بعد من حسابك في البنك. وفي هذه الحالة، سيكون رصيد دفتر حساباتك أقل من كشف البنك لأن بعض الشيكات التي كتبتها لم يتم خصمها من البنك بعد، لذا فإن من الأهمية بمكان أن يتم خصم الشيكات المعلقة من رصيد البنك قبل مقارنة الرقم الناتج مع الرقم في دفتر الحسابات الخاص بك، وعندما يتوافق الرقمان؛ يمكن القول عندئذٍ أن المطابقة تمت. سياسات منح الموظفين امتيازات قبل تعيين موظفين في شركتك يتعين عليك أن تقرر:
هناك عددٌ من المصادر يمكنها مساعدتك في اتخاذ القرار في مثل هذه الأمور مثل:
الخطوة الثالثة: قم بعمل دفتر حساباتك بنفسك إلى الآن، قمت باستشارة محاسبٍ وأخذت دورةً لتعلم مبادئ المحاسبة الأساسية، والخطوة التالية في تعلم المحاسبة وتدفق الأموال هي عمل دفتر مبدئي لحساباتك بنفسك، وهذا الأمر لا يقدر بثمن، إذا أنك إذا قمت بعمل دفتر حساباتك بنفسك وفهمت السجلات التي تتضمنها؛ تكون في موقعٍ أفضل لتوظيف موظفين وتدريبهم في الوقت الذي تنمو فيه الشركة، وحينها بإمكانك تخصيص وقت أكثر للعمل الإداري، ومن ناحيةٍ أخرى من شأن مساعدة شريكك أو صديقٍ تثق به في دفتر حساباتك أن تكون مهمةً للغاية، إلا أن هناك عملاً في دفتر الحسابات يمكن أن تفوض أحداً للقيام به: وهو دفع الرواتب وعمل التقارير عنها؛ حيث أن الحصول على خدمة مقدمي خدمة صرف الرواتب يمكن أن يتم بتكلفةٍ منخفضة. وفي حال كنت شريكاً في الشركة؛ فإن أهمية معرفة المحاسبة تزداد، كما هي الحال في معرفة الأمور التي تجري في الإدارات الأخرى في الشركة. تذكر أنه في الشراكة، لكل الشركاء الحق في المشاركة في الإدارة، فإذا كان الشريك المسؤول عن المحاسبة لا يؤدي عملاً جيداً، يمكن أن يؤثر ذلك على كل الشركاء. أكبر ثلاثة كشوف مالية:
تُعد الميزانية العمومية كشفاً في وقتٍ من الأوقات، بإمكان القول أنه صورةٌ فوتغرافية، يرصد كل أصول الشركة والتزاماتها، ويكون الفرق بين هذين الرقمين سهمك في الشركة، سترى في المثال التالي أن الميزانية العمومية تقسم إلى قسمين رئيسين: القسم الأول: "الأصول" "Assets"، والقسم الثاني: "الخصوم وأسهم الملاّك" "Liabilities and Owners Equity" إن الترتيب العام في الميزانية العمومية يبدأ من الأصول الأكثر سيولة إلى أقلها سيولة، بمعنى أن أول عنصر تحت "الأصول" هو "الأصول المتداولة" "Current Assets"وأول عنصر فيها هو النقد"Cash"، لأن النقد يُعد أكثر الأصول سيولةً، ويأتي بعد النقد المستلمات "Receivables"وهي الأموال التي يتعين تحصيلها من العملاء، فحين يتم تسلم المال تتحول المستلمات إلى نقد، والأصل الثالث هو "الجرد" "Inventories" لأن الجرد لا يتمتع بسيولة النقد أو المستلمات؛ هذا ما يجعله خلفهما في الميزانية العمومية. يأتي بعد الأصول المتداولة الممتلكات والمعدات "Property and equipment" التي يتم عادةً تقدير قيمتها. ستلاحظ أيضاً "الاستهلاك" "Deprecation"على الميزانية العمومية التي يعدها المحاسب. والاستهلاك ليس إلا إنفاقاً غير نقدي ليخبرك أن هذه الأصول تفقد قيمتها مع الوقت. لعل أحد الأسباب في تسمية هذا الكشف المالي الخاص "بالميزانية العمومية"؛ أن الأصول تساوي دائماً الخصوم وأسهم الملاك. وهذا ما يطلق عليه دفتر الحسابات المزدوج القيد، وتتبعه كل الشركات تقريباً، إن سبب القيد المزدوج هو المعيار الذهبي للمحاسبة، إذْ أنه يدقق أن كل عمليةٍ تم تسجيلها بدقة، فعلى سبيل المثال: إذا اشتريت مكتباً, يعني ذلك أنك امتلكت أصلاً عبارة عن معدة مكتبية، فإذا ما دفعت المبلغ نقداً، لا يتم احتساب أي خصومٍ عليك، لذا فإن فائدتك في المكتب تسمى حصتك (في الجانب الآخر من السجل). ومن ناحيةٍ أخرى، فإن العمليات الأخرى من شأنها أن ترفع الأصول و/أو الخصوم أو السهم، فعلى سبيل المثال: بالنظر إلى نموذج الميزانية العمومية، تحت الخصوم المتداولة "Current Liabilities" (مرةً أخرى من الأكثر سيولة إلى الأقل سيولة) تقع حساباتك المدفوعة "Account Payable" أول القائمة، ومن ثم عنصر آخر يطلق عليه "الالتزامات المستحقة" "Accrued Liabilities" الذي يشير عادةً إلى ضريبة الرواتب وضريبة المبيعات التي يتعين دفعها كل شهر أو اثنين. كما يوجد تحت الخصوم المتداولة الديون التي يتعين دفعها في غضون سنة "Debt due within year"، لذا فإن مبيعات المعدات لاثني عشر شهراً الحالية يتم إضافتها إلى الخصوم المتداولة. أما إذا كان هناك دينٌ طويل الأمد، فهذا يعني أنه يستحق السداد بعد السنة الحالية. ويتلو الخصوم الكاملة قسم يسمى ب"حصة المالك" "Owners Equity" ويعني الربح الخاص بالمالك في الشركة. فإذا ما أخذنا إجمالي الأصول في الشركة والبالغ 37.000 ريال سعودي، وطرحنا منها إجمالي الخصوم، ينتج الفرق البالغ 19.000 ريال سعودي، ومن مبلغ 19.000 هذا يمثل 13.000 ريال سعودي الدخل القديم و6.000 ريال سعودي الدخل المكتسب أثناء فترة تسجيل الحساب الحالية، لذا فإن 37.000 ريال سعودي يمثل كلا من الأصول والخصوم بالإضافة إلى حصة المالك. أما عندما ينظر المصرفيون إلى الكشوف المالية، فأكثر شيء يهمهم فيها هو بعض النسب مالية، حيث أن النسب تساعد على تحديد قوة الشركة المالية وإستراتيجيتها في دفع الديون المترتبة عليها. فعلى سبيل المثال: تعني نسبة السيولة الأصول المتداولة مقسمةً على الخصوم المتداولة. فإذا كانت أصولك المتداولة أقل من الخصوم المتداولة، فهذا يمثل إشارة خطر لأنه يعني خطر التعرض لعجزٍ عن الوفاء بالدين خلال السنة الحالية! للقطاعات المختلفة مستويات مختلفة من نسب السيولة الخاصة بها، وبإمكانك مقارنة النسب الخاصة بك مع مثيلاتها في القطاع نفسه. ولعل مصرفك سيكون مهتماً أكثر بحصة المالك لديك.
حساب الأرباح والخسائر -على خلاف الميزانية العمومية- يغطي فترةً من الوقت عادةً ما تكون على معدلٍ شهري أو ربع سنوي، وفي أحيانٍ كثيرة يضم أرقاماً من سنة إلى تاريخه، ليبين أداء الشركة خلال السنة الحسابية الحالية. في المثال أعلاه، يغطي الكشف المالي فترةً تقدر بستة أشهر، ويشمل نشاط الشهر الحالي إضافةً إلى إجمالي سنة من تاريخه للخمسة الشهور السابقة مع الشهر الحالي، بمعنى إجمالي ستة شهور. يتم إرفاق حساب الأرباح والخسائر مع الميزانية العمومية، راجع الميزانية العمومية لترى أن الأرباح المحققة البالغة 6.000 ريال سعودي مسجلةً في حساب الأرباح والخسائر أيضاً، وهي تمثل أرباح الستة شهور الماضية. كما سيوضح حساب الأرباح والخسائر معلومات قيّمة، سترى فيه قسماً للمبيعات وتفصيلاً للنفقات الخاصة بك، وصولاً إلى صافي الربح في هذه الفترة، وكلما كان كشفك المالي جديداً، كلما كانت قيمته أعلى، فإذا رأيت إشارةً سيئة بإمكانك التصرف المباشر حيالها. من الممكن أن تنشأ برامج الكمبيوتر كشوفاً ماليةً، وهذا ما يملي عليك اكتساب مهارات الحاسب والبرامج التي تم تصميمها لعمل شركتك.
من شأن التدفق المالي أن يقود شركتك كما يبقي وقود المحرك الطائرة في الجو. وعلى الطيار توقع حاجاته بدقة من الوقود. فعليك أن تضع أهميةً مماثلة للتحكم في التدفق النقدي لأنك -مثل الطيار- إذا افتقدت للوقود، فإن ذلك يعني أنك تواجه مشكلةً كبيرة إن التحكم في التدفق النقدي طريقةٌ بسيطة لاستعراض حاجاتك المستقبلية للنقد، إنه حساب أرباح وخسائر يغطي فترات مستقبلية من الوقت تم تعديلها لتتضمن النقد فحسب، النقد المدخل والنفقات ورصيدك من النقد في نهاية تلك الفترات المحددة. وهي أداةٌ جيدة لأنه بإمكانك من خلالها تحديد حاجاتك المستقبلية للنقد حتى قبل أن تدعو الحاجة إليها. هناك عددٌ من الفترات الفاصلة من الوقت في إدارة التحكم في التدفق النقدي، وبإمكانك عمل تقديرات متوسطة عن مصادر النقد (المدخل) المستقبلية لديك والنفقات المستقبلية. استخدم أرقاماً حذرة منخفضة للنقد المحقق واستخدم أرقاماً عالية للنقد المنفق، ابدأ في فترة الأولية (شهر مثلاً) بالنقد الذي تملكه الآن، ثم أضف النقد المدخل واطرح النقد الذي تم إنفاقه، مما ينتج النقد في آخر الشهر، وهو بدوره (النقد آخر الشهر) يصبح النقد الذي يتم البدء به في الشهر المقبل. إن الورقة الملحقة الخاصة بالتحكم في التدفق النقدي تبين أن النقد في نهاية الفترة الأولى، هو نفسه النقد في بداية الفترة الثانية، كما أن النقد في نهاية الفترة الثانية هو نفسه النقد في بداية الفترة الثالثة وهكذا، ينبغي أن يكون استطلاعك المستقبلي مبيناً على فترة 12 شهراً القادمة، ومن الممكن أن يكون استطلاعك المستقبلي أداةً فعّالةً لك تساعدك في ترتيب التمويل حتى قبل الحاجة إليه، مما يظهر لمصرفك أنك شخصٌ ملمّ ومطلع كفاية ليزودك بالنقد المستقبلي محافظةً على معدل السيولة. وبإمكانك استخدام نموذج تدفق النقد البسيط هذا لعمل استطلاعٍ مستقبلي للتدفق النقدي خاص بك في الشركة التي تفكر بإنشائها. إنه سهلٌ للغاية، غير أنه في الوقت نفسه قد لا يقدر بثمن. الحساب الخاص بك وقائمة التدفق النقدي
خطة عمل الدرس 7: المحاسبة والتدفق النقدي نوصي بتحميل نموذج خطة العمل الشخصي لهذا الدرس المستند 7 لنموذج خطة العمل كما نرجو منك التكرم بتعبئته فوراً.
تعليمات في تعبئة نموذج خطة العمل
نقترح أن تتم تعبئة كل قسم في خطة العمل كلما تقدمت في الدورة مع العلم أن نماذج الدروس من 1-12 يمكن تحميلها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك على أنها مستندٌ واحد.
يتضمن أيضاً نتائج البحث المفيدة ومواد توضيحية، ويزيد من قيمته وجود المعلومات التوضيحية، وسيرتك الذاتية، والرسوم البيانية والبيانات البحثية والديموغرافية. وعند اكتمال خطة الشركة، قم بطبعها وتجميع الأقسام 12. كما أن العديد من نماذج خطة الشركة متوفرٌ في المكتبات ومتاجر الكتب والبرمجيات. اختبار الدرس 7: المحاسبة والتدفق النقدي |
||||||||||||
| العودة إلى الصفحة الرئيسية |
 مشاركة
|
 إطبع النسخه
|
 عنوان البريد الإلكتروني
|
